Iniziare in India: perché un ufficio di collegamento è una scelta popolare tra le aziende internazionali

Un Liaison Office (LO) è un modo facile e quindi popolare per entrare nel mercato indiano, poiché offre alle aziende europee la flessibilità di conoscere l'India e il settore in cui sono attive, senza essere immediatamente gravate da pesanti obblighi finanziari, legali o amministrativi. Quali opportunità offre un LO in India? Ed è davvero la scelta migliore per la vostra azienda?

Un Liaison Office (LO) è la rappresentanza di una società straniera in India. La Banca centrale indiana definisce un tale ufficio come "un ufficio che è autorizzato a intraprendere solo attività di collegamento". Questi includono:

1. Raccogliere informazioni sul mercato e sui potenziali consumatori indiani;

2. pubblicizzare, promuovere e svolgere altre attività legate al marketing;

3. aumentare le esportazioni verso o le importazioni dall'India;

4. Stabilire una cooperazione tecnica e finanziaria tra la sede centrale e le aziende indiane;

5. Fornire un canale di comunicazione tra la sede centrale e i partner locali.

Un LO non è autorizzato a generare fatturato in India e quindi non può produrre beni o fornire servizi. I costi di un LO devono quindi essere pagati interamente dalla società madre fuori dall'India. Un ufficio di collegamento non è solo utile per le aziende che vogliono esplorare il mercato indiano, è anche una forma giuridica interessante per gli investitori internazionali che non vogliono portare direttamente i loro prodotti o servizi sul mercato indiano, ma vogliono esternalizzare il lavoro in India, per esempio.

Vuoi iniziare subito a vendere, produrre o altre attività commerciali? Poi ci sono diverse forme legali tra cui scegliere. Li abbiamo elencati tutti per voi per aiutarvi a capire quale forma si adatta meglio al vostro settore e alle vostre attività in India:

Come creare un ufficio di collegamento?

Per fondare un LO in India, si devono superare varie procedure di registrazione e approvazione con diverse agenzie governative indiane. Questi sono i seguenti sette passi:

1. Ottenere l'approvazione di una banca indiana per aprire un conto bancario per l'ufficio di collegamento. Questa banca diventerà automaticamente labanca concessionaria autorizzataper il nuovo ufficio.

2. Presentare una domanda, con tutti i documenti necessari, alla Reserve Bank of India (RBI) attraverso la banca concessionaria autorizzata.

3. Una volta che la RBI ha dato la sua approvazione, un "Certificato di stabilimento del luogo di attività in India" deve essere ottenuto dalla Camera di Commercio Indiana: il Registrar of Companies (ROC).

4. Successivamente, è necessario ottenere un numero di conto di deduzione fiscale (TAN) e un numero di conto permanente (PAN) dalle autorità fiscali indiane: l'Income Tax Authority.

5. Una volta che questi sono ricevuti, il conto bancario LO può essere ufficialmente aperto presso la banca autorizzata.

6. L'ufficio di collegamento deve essere registrato sotto il Shop and Establishment Act e sotto la Professional Tax nello stato in cui si trova l'ufficio.

7. Se i campioni sono importati nella LO, l'ufficio deve anche essere registrato sotto il codice di importazione-esportazione.

Per assicurarsi che questo non diventi un processo infinitamente frustrante, è consigliabile passare attraverso questi passi con un consulente. Non solo può essere molto confusa la documentazione che deve e non deve essere presentata, ma ci vorranno anche almeno da 3 a 6 mesi per completare questa lista. La sola approvazione della Banca centrale indiana richiede in media da 2 a 3 mesi. Quindi è intelligente scegliere un partner che possa accelerare questo processo.

Requisiti di conformità obbligatori

Una volta che tutti i passi sono completati e il LO è registrato, non avete ancora finito. In India, c'è ancora un sacco di rapporti da fare alle varie agenzie governative sotto le quali il LO è registrato. 

Sei mesi dopo che la Banca Centrale dell'India (RBI) ha dato la sua approvazione per il nuovo ufficio, l'indirizzo ufficiale, il PAN e il "Certificato di stabilimento del luogo d'affari in India" dalla Camera di Commercio Indiana (ROC) devono essere dichiarati alla RBI. 

Poiché un LO non è autorizzato a intraprendere attività commerciali, ogni anno devono essere presentati diversi documenti per dimostrare che il LO è conforme ai regolamenti:

• Certificato di attività annuale (AAC) - Questo documento prova che il LO ha svolto solo le attività consentite. L'AAC deve essere preparato da un commercialista. Si tratta di un contabile che esercita a tempo pieno e che è ufficialmente registrato presso l'Institute of Chartered Accountants of India (ICAI). Questo certificato deve poi essere inviato alla RBI e al Direttore generale delle imposte sul reddito (DGIT).

• Modulo FC-3 - Tutte le società straniere sono tenute a presentare un modulo annuale FC-3 al ROC con una lista dettagliata di tutte le sedi di attività della società straniera e dei rendiconti finanziari.

• Modulo FC-4 - Attraverso questo modulo, le aziende straniere presentano le loro dichiarazioni annuali al ROC.

• Modulo 49-C - È un modulo dell'imposta sul reddito specificamente richiesto per essere depositato da società straniere con un LO in India. Anche questo modulo deve essere verificato da un commercialista e deve essere depositato presso la DGIT.

Poiché le attività dell'ufficio di collegamento spesso si concentrano sulla ricerca e la comunicazione tra la sede centrale e le parti locali, le aziende a volte sembrano dimenticare che un LO deve rimanere conforme ai regolamenti (fiscali) locali. Il mancato rispetto di questa regola può avere gravi conseguenze. Per esempio, si può essere classificati come stabilimento permanenteQuesto potrebbe significare la fine delle sue attività in India.

Pertanto, assicuratevi di introdurre controlli annuali per assicurarvi di essere pienamente conformi. Per esempio, ingaggiate dei consulenti locali che possono condurre una verifica dello stato di salute della vostra azienda e delle politiche delle risorse umane per avvisarvi dei potenziali rischi che affrontate.

Durata di un ufficio di collegamento in India

L'ufficio di collegamento è inizialmente approvato per un periodo di tre anni, dopo di che può essere esteso per altri tre anni. A tal fine, la banca concessionaria autorizzata deve presentare una domanda alla RBI un mese prima della scadenza dell'approvazione iniziale.

Lo scopo di un LO è di introdurre in modo flessibile la vostra azienda nel mercato indiano e prepararla per il passo successivo. In linea di principio, in tre anni, dovreste essere in grado di acquisire abbastanza conoscenze per elaborare una strategia per il vostro ingresso effettivo nel mercato indiano. Ma se avete bisogno di più tempo, una proroga è una buona opzione.

Ci sono diverse cose su cui dovresti concentrarti se vuoi esplorare il mercato con il tuo LO e formulare una buona strategia:

• Stabilite un buon sistema in cui raccogliete e analizzate le informazioni delle vostre indagini di mercato.

• Eseguire studi di fattibilità per assicurare che il vostro prodotto o servizio sia adatto al mercato indiano.

• Sulla base della tua ricerca, adatta il tuo prodotto o il prezzo del prodotto o del servizio alle esigenze del consumatore indiano.

• Se hai intenzione di vendere, prenditi il tempo necessario per conoscere diversi distributori e trovare il giusto abbinamento per il tuo prodotto.

Meno burocrazia 

Il governo indiano ha già dimostrato negli ultimi anni che vuole rendere più facile fare affari nel paese. Nel 2020, vedremo un'ulteriore semplificazione del sistema fiscale e un miglioramento nella gestione delle controversie tra imprenditori e autorità locali. Nonostante il fatto che tutte queste nuove regole dovrebbero solo rendere le cose più facili, è ancora un sacco di scartoffie per impostare il tuo primo ufficio in India. L'aiuto non è quindi un lusso. IndiaConnected ha un team di esperti locali pronti a il tuo ingresso nel mercato e che si svolga il più agevolmente possibile. 

Quale forma giuridica dovrei scegliere per la mia filiale indiana?

Prima di iniziare un'attività in India, vuoi assicurarti di scegliere la giusta forma legale che si adatti ai tuoi obiettivi da un lato e minimizzi gli obblighi di conformità e le tasse dall'altro. L'India ha tre tipi di forme giuridiche: le strutture Office, le strutture Partnership e le strutture Limited, che hanno tutte i loro vantaggi e limitazioni.

1. Strutture per uffici

Tutte le strutture di ufficio sono entità leggere che sono considerate un'estensione della società madre straniera. La responsabilità legale di queste tre forme societarie è della società madre straniera e le autorità fiscali indiane, quindi, considerano gli uffici come società straniere.

• Liaison Office
  La Banca Centrale dell'India definisce un ufficio di questo tipo come "un ufficio a cui è permesso di intraprendere solo attività di collegamento", come ottenere informazioni sul mercato, promuovere le esportazioni o le importazioni dall'India o stabilire una cooperazione finanziaria tra la sede centrale e le aziende indiane. Un ufficio di collegamento non può generare fatturato in India e quindi produrre beni o fornire servizi. Un ufficio di collegamento è una delle forme giuridiche più popolari tra gli investitori internazionali. qui perché. 

• Branch Office
  Un branch office offre più possibilità di un ufficio di collegamento. Può effettuare transazioni commerciali come l'importazione e l'esportazione, fornire servizi di consulenza o supporto tecnico. Le entità che sono state redditizie per cinque anni e hanno un valore netto di più di 100.000 USD possono usare questa via per entrare nel mercato indiano.

• Project Office
  Gli uffici di progetto sono istituiti per svolgere un compito specifico in India. Per esempio, lei vince un progetto d'infrastruttura con la sua società straniera e apre un ufficio per svolgere questo compito (e quindi evita l'ammissibilità alla stabile organizzazione). Prima di poter aprire un ufficio, il progetto deve essere approvato da un ente ufficiale in India o finanziato da un'organizzazione internazionale come la Banca Mondiale. Così, il finanziamento del progetto proviene o dall'estero o dall'agenzia indiana che ha assegnato il progetto.

2. Collaborazioni 

Le strutture di partnership sono forme di cooperazione tra almeno due partner, dove i partner sono personalmente responsabili. Secondo il diritto indiano, ci sono due tipi di partnership: "partnership at will" e "particular partnership". Nel caso di una partnership a volontà, viene concluso un contratto tra i partner in cui la durata della partnership non è fissata. Nel caso di una partnership particolare, si conclude una partnership all'interno di una società specifica.

• Limited Liability Partnerships (L.L.P.)
  Nel 2008, una nuova forma di partnership è stata introdotta in India: la Limited Liability Partnership (L.L.P.). Questa forma combina aspetti della Partnership e di una Private Limited (Pvt. Ltd.). Per esempio, la responsabilità in una L.L.P. è limitata. La L.L.P. è interessante per le piccole e medie imprese di servizi a causa dei vantaggi fiscali di questa forma giuridica. 

• Joint Venture
  Due parti possono anche scegliere di creare una Joint Venture (JV). La L.L.P. e la JV sono molto simili, ma ci sono delle differenze. Per esempio, una JV è di solito formata per un periodo di tempo specifico, o per uno scopo specifico e ha una struttura più flessibile di una L.L.P., poiché i termini di una joint venture possono variare secondo le esigenze specifiche dei partner. I passi da fare per iniziare una Joint Venture possono essere trovati qui. 

3. Strutture limitate

Ci sono due tipi di strutture limitate: la Private Limited (Pvt. Ltd.) è l'equivalente indiano della B.V. olandese e la Public Limited (PLC) è l'equivalente indiano della N.V.. La Pvt. Ltd. è la forma societaria più comunemente scelta da aziende e investitori stranieri in India. In alcuni settori, l'approvazione preventiva della Reserve Bank of India è richiesta per la creazione di una Pvt. PLC è la forma legale per le società quotate. 

Volete creare una vostra entità in India? La nostra guida per i CFO che operano in India fornisce una panoramica completa dei passi da compiere per impostare correttamente la vostra attività in India. Inoltre, questa guida è ricca di consigli e suggerimenti su altre sfide che i CFO in India devono affrontare, come i prezzi di trasferimento e il rimpatrio dei dividendi in Europa.

4 consigli dall'azienda tedesca Würth: "Se non sei attivo in India, a lungo andare diventerai superfluo".

Da più di 70 anni, la tedesca Würth è il fornitore di tecnologia di montaggio più conosciuto al mondo e, con un fatturato annuo di circa 14,5 miliardi di euro, una delle 100 aziende più influenti della Germania. "Una grande azienda come la nostra non poteva quindi ignorare l'India", dice Norman Dentel, CEO di Wuerth Industrial Services India Pvt. Ltd. "L'India è uno dei più grandi mercati in crescita nel mondo, forse anche il più grande mercato in crescita nel mondo. Ogni azienda che si rispetti dovrebbe approfittare delle opportunità che questo mercato offre". Norman Dentel condivide i suoi quattro consigli per le aziende che vogliono avere successo in India.

Il CEO Norman Dentel alla cerimonia di apertura di uno degli uffici Würth a Pune

1. Scegliere la forma giuridica giusta per l'ingresso nel mercato

Würth ha aperto la sua prima società a responsabilità limitata a Mumbai nel 1994. "Si trattava di una società Würth-Line", spiega Norman Dentel. "È così che chiamiamo le società che gestiscono il nostro core business con il logo W rosso: vendita di materiali di assemblaggio, tra cui viti, accessori per viti, ancoraggi, utensili, prodotti chimico-tecnici, dispositivi di protezione individuale e fornitura di soluzioni complete per la supply chain con diversi tipi di distributori automatici e sistemi Kanban." Negli anni successivi, la sede tedesca di Würth ha ricevuto sempre più richieste da parte di grandi clienti internazionali alla ricerca di soluzioni professionali per la supply chain per le loro varie entità in tutto il mondo, compresa l'India. "Nel 2005 abbiamo quindi deciso di fondare una nuova società, Wuerth Industrial Services India Pvt. Ltd. a Pune, per essere in grado di soddisfare queste richieste e fornire un servizio rapido e un'assistenza locale ai nostri clienti multinazionali. Poiché abbiamo portato con noi dalla Germania una solida base di clienti internazionali già esistenti, non abbiamo mai avuto problemi di avviamento in India e c'era spazio per crescere immediatamente".

Per saperne di più sulle diverse forme giuridiche e i vantaggi che offrono se si vuole avviare un'attività in India:

Wuerth Industrial Services India è quindi molto più di un semplice fornitore di elementi di fissaggio e materiali di montaggio. "L'azienda in India è composta da quattro segmenti. Un team che si concentra sul core business dell'azienda, una business unit che fornisce ai clienti internazionali un supporto di outsourcing dall'India, un dipartimento che sviluppa software di Customer Relation Management e un centro di innovazione chiamato "iHUB", dove gli esperti lavorano su applicazioni di e-learning, realtà aumentata, realtà virtuale e design grafico. Recentemente hanno costruito uno strumento di realtà virtuale che permette ai nostri clienti di visitare virtualmente la nostra azienda e i nostri magazzini. In questi tempi di corona, le soluzioni di distanziamento sociale sono un tema caldo e stiamo lavorando duramente per implementarle a diversi livelli".

"Per crescere con successo in un paese come l'India, è molto importante considerare attentamente la migliore forma giuridica per l'azienda prima di entrare nel mercato", è il consiglio del massimo dirigente di Würth in India. "Per noi, la società a responsabilità limitata è un modello di business collaudato. Era quindi logico sceglierlo anche in India. Il grande vantaggio è che le aziende possiedono le azioni delle filiali. Come proprietario, avete la possibilità di gestire la società da soli, o di nominare gli amministratori senza dover tenere conto degli altri azionisti. Inoltre, il rating di credito di una limited privata è più alto ed è più facile raccogliere fondi dai venture capitalist, dai soci e anche dalle aziende straniere".

2. Prendersi tutto il tempo necessario per reclutare del buon personale

Wuerth Industrial Services India impiega oltre 330 persone, molte delle quali lavorano per il grossista tedesco da circa dieci anni. "Questo è molto insolito in India, ma cerchiamo di separare il grano dalla pula durante il processo di reclutamento in modo da avere solo le persone che si adattano veramente a noi", spiega l'amministratore delegato in India. "Spesso i candidati sembrano buoni sulla carta, ma noi troviamo i veri talenti facendo domande dettagliate durante le interviste. Osate quindi prendere il tempo necessario per il processo di selezione e per conoscere veramente i candidati prima di prendere una decisione finale".

Le aziende europee sono datori di lavoro popolari in India, secondo il CEO. "Le aziende europee hanno uno status elevato nel paese, sono ben organizzate, affidabili e sostengono lo sviluppo personale dei dipendenti. Quindi ci sono sempre abbastanza candidati disponibili per una posizione aperta, ma naturalmente si vogliono trovare i dipendenti con la mentalità giusta e che non passeranno alla prossima azienda dopo un anno perché lì possono guadagnare di più. Siamo quindi molto aperti su ciò che cerchiamo, un talento aperto a un impiego a lungo termine con un reddito legato alle prestazioni lavorative e sempre pagato in tempo. Vediamo che questa apertura, su ciò che un candidato può aspettarsi, è molto apprezzata".

Alcuni dipendenti della Wuerth Industrial Services India Pvt. Ltd. davanti al loro ufficio a Pune

3. Trovare il giusto equilibrio tra vita privata e professionale sul posto di lavoro

"La leadership richiede soprattutto intelligenza emotiva e un certo istinto per evitare le fluttuazioni. Questo non è diverso in India che in altri paesi", dice il CEO di Wuerth Industrial Services. "Tuttavia, ho anche imparato molto negli ultimi anni sulle differenze culturali e su come posizionarmi per raggiungere meglio la mia squadra indiana. In Germania siamo molto concentrati sui fatti e su altri fattori affidabili, ma in India le emozioni sono molto più importanti. Per esempio, non posso fare un discorso di presentazione in India dove racconto solo dei miei +20 anni in Würth e dei diversi paesi che ho visitato nel corso degli anni, annoierei a morte il mio pubblico. Se invece condivido le mie esperienze personali in India o parlo della mia famiglia, è molto gradito. L'India è un paese dove le emozioni uniscono davvero le persone". Eppure Norman Dentel vede anche che l'acume commerciale tedesco è apprezzato dai suoi dipendenti. "Dare apprezzamenti e feedback sul lavoro svolto è importante quanto le discussioni sulla famiglia e altre questioni private. Non bisogna piegarsi troppo e lasciare che le sensibilità e le interpretazioni individuali prendano il sopravvento sul posto di lavoro, questo potrebbe portare a discussioni inutili. Un buon equilibrio tra la vita privata e quella lavorativa è fondamentale in India".

"L'India è il posto più eccitante in cui ho avuto l'opportunità di lavorare in 20 anni in Würth".

- Norman Dentel - CEO Wuerth Industrial Services India

4. Andare passo dopo passo

Secondo Norman Dentel, le aziende spesso pensano di poter applicare in India la stessa strategia commerciale che usano in Cina. "Ma non fate errori, l'India non è un unico grande paese. Sono 28 stati più piccoli con le loro lingue, culture e costumi. Ogni stato ha le sue agenzie governative e quindi le sue regole. Non si può fare un piano aziendale per tutto il paese e ignorare completamente queste differenze di stato. Fare affari in India non è quindi uno sprint ma una maratona, bisogna conquistare il paese passo dopo passo".

"È quindi importante costruire nei propri obiettivi aziendali anche lo spazio per crescere tranquillamente", spiega il top executive. "Un semplice esempio; in India vediamo un alto consumo di materie prime e molto inquinamento ambientale, che va contro il valore della nostra azienda. Cerchiamo di contrastare questo fenomeno offrendo soluzioni verdi ai nostri clienti, ma in India la consapevolezza della sostenibilità è ancora molto bassa. Probabilmente ci vorranno anni prima che i veri cambiamenti diventino visibili nel paese. Allo stesso tempo, si possono trovare anche esempi molto positivi, come le città pulite di Mysore o Kochi. Quindi, l'investimento continuo darà risultati a lungo termine, ma bisogna essere persistenti. Ho dato metà del mio cuore all'India, l'altra metà rimane in Germania. Nonostante il fatto che a volte bisogna davvero mostrare molta pazienza, privatamente e professionalmente, l'India rimane il posto più eccitante dove ho avuto l'opportunità di lavorare in 20 anni in Würth".

Entrare in sicurezza nel mercato indiano

Esistono diversi modi per entrare nel mercato indiano. IndiaConnected vi offre l'opportunità di aprire un ufficio in India in modo rapido, semplice e conveniente, senza dover registrare una propria entità. Noi lo chiamiamo incubatore d'impresa. 

Con l'Incubatore d'imprese potete creare la vostra organizzazione senza dover sostenere i costi di un ufficio proprio. Potete assumere il vostro personale, che si unirà al nostro libro paga. Questo vi dà la flessibilità necessaria per crescere e vi permette di risparmiare da 1.000 a 2.000 euro al mese in costi di conformità, amministrazione e registrazione.

Scoprite qui tutti i vantaggi dell'Incubatore di imprese: