Come vincere un contratto governativo in India

Sotto il Primo Ministro Modi, l'India ha intrapreso un'importante opera di ammodernamento del Paese. Attraverso vari programmi governativi, come Prodotto in India, 100 città intelligenti e Digital India, si stanno investendo miliardi per migliorare le infrastrutture indiane. Da forme di energia pulita al diffusione della fibra ottica. L'India è desiderosa di competenze e tecnologie straniere per questi ambiziosi progetti. Ma come si fa a trascinare una società europea in un contratto governativo così ambito?

Si vince una gara con 3 ingredienti cruciali".

Joeri Aulman ha avuto successo nell'ottenere contratti governativi in India negli ultimi anni. È un project manager e sviluppatore di aeroporti per Naco, una divisione di Royal HaskoningDHV nel campo della consulenza aeroportuale. "Prima di tutto, siamo stati molto fortunati con il nostro ingresso sul mercato. Siamo entrati nel mercato nel 2005, nel momento esatto in cui iniziava il primo ciclo di privatizzazione degli aeroporti in India. Questo si è rivelato un tempismo perfetto". 

Ma sono state le buone referenze delle relazioni d'affari locali che hanno davvero fatto girare la palla per Naco. "Su raccomandazione di un cliente esistente, ci è stato permesso di presentarci al partito indiano. La presentazione era focalizzata e, cosa molto importante, non didascalica. Nonostante la nostra conoscenza ed esperienza, siamo stati modesti e questa è stata la chiave del successo". Secondo Aulman, la combinazione di tempismo intelligente, ottime referenze e modestia nel presentare il proprio piano sono quindi i tre ingredienti cruciali per vincere le gare d'appalto in India. "Negli ultimi 15 anni, abbiamo imparato che se manca uno di questi tre ingredienti, perdiamo immediatamente il contratto".

Non è solo l'India a trarne vantaggio, ci sono anche interessanti opportunità per le aziende europee.

Secondo l'ambasciatore indiano nei Paesi Bassi, Venu Rajamony, le aziende europee hanno molto da guadagnare in India. "Siamo la grande economia in più rapida crescita al mondo, con una popolazione giovane e una classe media in aumento. Le aziende europee competitive che entrano in India con una pianificazione a lungo termine trarranno vantaggio dai rapidi sviluppi del paese e dall'espansione del mercato dei consumatori."

Per le aziende che cercano di aggiudicarsi contratti governativi indiani, Rajamony ha qualche consiglio da dare. "Per avere una possibilità, è utile che i partiti europei collaborino con un partner indiano. Inoltre, le aziende aumentano le loro possibilità se producono parte della loro tecnologia in India (make in India), utilizzano materie prime indiane (source in India) e assumono personale indiano (hire in India). Questo non solo è in linea con i vari obiettivi governativi, ma riduce anche il costo della spesso costosa tecnologia europea. Le aziende europee devono rendersi conto che l'India è un mercato altamente competitivo. Le aziende di tutto il mondo partecipano alle gare d'appalto indiane". 

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Sei consigli per vincere gare d'appalto in India

Per tenere a bada i concorrenti stranieri nella battaglia per un contratto governativo indiano con facilità, tenete a mente i seguenti punti durante la preparazione: 

1. Tempistica: pianificare in anticipo

La tempistica è fondamentale, ma non si può iniziare a costruire una rete abbastanza presto. In altre parole, se non iniziate a costruire una rete finché la domanda per i vostri prodotti non inizia ad aumentare, siete in ritardo.

2. Usare attivamente i riferimenti

L'India è un'economia di rete per eccellenza: le relazioni sono fondamentali. Non esitate quindi a rivolgervi all'ambasciata indiana nel vostro Paese per chiedere aiuto se vi trovate in difficoltà con permessi e simili. La loro rete è ampia e spesso possono fare chiarezza. Inoltre, vedere per credere. Chi ha già svolto un buon lavoro in un altro progetto in India ha un vantaggio.

3. Essere concreti ma modesti

L'India può essere alla disperata ricerca di tecnologia all'avanguardia in tutti i tipi di aree, ma questo non significa che le aziende straniere possano essere pedanti, condiscendenti o arroganti. Con un tale atteggiamento, un'azienda straniera è destinata a fallire in India.

4. Lavorare con un partner indiano.

Come detto, l'India è un'economia di rete, quindi la cooperazione locale aumenta notevolmente le tue possibilità. Se non si hanno le entrate giuste, di solito si fallisce con le gare d'appalto del governo. Un partner indiano sa come muoversi nella burocrazia indiana - non c'è bisogno che il partito olandese perda tempo prezioso per questo.

5. Fare, noleggiare e procurarsi in India

Il governo indiano si trova di fronte all'immenso compito di dare lavoro a centinaia di milioni di giovani indiani. Logicamente, le aziende che creano posti di lavoro in India, direttamente o indirettamente, hanno un vantaggio negli appalti. Quindi mettetevi nei panni dei funzionari indiani.

6. Capire il vostro valore di mercato

Lasciate a casa la vostra mentalità europea e adattate la vostra offerta al livello di prezzo/qualità che il governo indiano sta cercando. Non avete ancora una buona comprensione del vostro settore e di come potete posizionarvi al meglio sul mercato indiano? Contattate i nostri esperti e condurremo una ricerca di mercato personalizzata e vi daremo suggerimenti concreti per i passi successivi.

Dall'outsourcing alle gare d'appalto: come ARS T&TT dell'Aia raggiunge il successo in India

A causa della carenza di ingegneri e sviluppatori di software nei Paesi Bassi, la società di traffico tecnologico ARS T&TT è finita in India vent'anni fa. "L'India, a differenza di altre località di outsourcing come i Balcani e l'Argentina, ci ha offerto esattamente ciò che stavamo cercando. Personale tecnico altamente qualificato, ottima conoscenza della lingua inglese e buone strutture", spiega il direttore e fondatore Jan Linssen. "Inoltre, l'India mi sembrava un mercato di vendita interessante".

Il fondatore e amministratore delegato di ARS T&TT, Jan Linssen, firma un accordo con la città indiana di Vadodara per le sue soluzioni tecnologiche di traffico.

Nel 1998, Linssen si è scontrato con il problema di non riuscire a trovare in Europa gli sviluppatori di software adatti alle soluzioni tecnologiche per il traffico che la sua azienda produce. Da allora, trovare personale tecnico adeguato e altamente qualificato è diventato ancora più difficile. Secondo Linssen, la soluzione è semplice. "Il passo logico è guardare fuori dall'Europa e, dopo un periodo nei Balcani e poi una squadra in Argentina, abbiamo trovato in India quello che cercavamo. Molte aziende pensano all'outsourcing in termini di risparmio sui costi, ma voi scegliete l'India perché lì potete trovare talenti che semplicemente non sono disponibili nei Paesi Bassi. Nei Paesi Bassi paghiamo stipendi così alti che, ovunque si crei un team remoto, si risparmierà sempre sui costi". 

Il team di outsourcing come base per l'ingresso nel mercato

Il team indiano di ARS ha inizialmente iniziato a sviluppare software per il mercato europeo. "Questo ha dato loro la possibilità di conoscere le possibilità dell'India", dice Linssen. "Più imparavano a conoscere il nostro approccio europeo, più si rendevano conto dell'enorme differenza con la situazione caotica del traffico nel loro paese. All'epoca, intorno al 2000, anche il governo indiano era alla ricerca di soluzioni per migliorare la gestione del traffico. Il mio team ha quindi contribuito regolarmente con idee e suggerimenti su come ARS potesse svolgere un ruolo anche a livello locale. Le loro conoscenze mi hanno permesso di avere una grande visione del mercato e di gettare le basi per il nostro ingresso in India".

Secondo Linssen, il problema della maggior parte delle aziende europee è che conoscono troppo poco il mercato indiano e quindi cercano di fare il loro ingresso con un prodotto troppo costoso e avanzato. "Anche le soluzioni che ARS sviluppa in India per l'Europa sono troppo tecnologiche e non sono assolutamente adatte al mercato indiano. Ma abbiamo un team di sviluppatori che conosce il nostro prodotto e comprende i requisiti locali. Con il loro contributo, possiamo quindi sviluppare soluzioni semplici ed economiche che abbiano una possibilità di successo. Se non avessimo iniziato a esternalizzare in India, non saremmo mai entrati nel mercato con così tante conoscenze e questo è un enorme vantaggio".

Gare d'appalto indiane

Iniziative governative come la Smart Cities Mission, un programma del governo indiano per rendere le città del Paese più vivibili e sostenibili, hanno creato una grande necessità di prodotti innovativi in grado di migliorare gli standard di vita. Tuttavia, secondo Linssen, è difficile per le aziende europee che non hanno esperienza in India competere come candidati seri per questi contratti. "Vendiamo le nostre soluzioni principalmente ai governi indiani, il che significa che spesso andiamo in gara d'appalto. In queste gare d'appalto vince automaticamente l'offerta più bassa e un'azienda europea non può competere con gli standard di prezzo indiani. I prezzi sono così bassi che è impossibile per le aziende internazionali fornire un prodotto di buona qualità. È quindi necessario parlare in anticipo con i governi per assicurarsi che i requisiti specifici di qualità siano inclusi nelle gare d'appalto. In questo modo si può competere sulla qualità e dimostrare di avere un prodotto migliore, piuttosto che competere sul prezzo". 

Secondo il caposquadra dell'ARS, è anche molto importante spiegare concretamente quanto il prodotto europeo farà risparmiare nel lungo periodo. "In India, spesso si preferisce acquistare un prodotto scadente che funziona per un anno ma che costa poco, piuttosto che fare un grosso investimento per dieci anni. Ma se il cliente ha già esperienza con i prodotti europei e potete dimostrare che il vostro prodotto dura di più e quindi alla fine è più economico, vi prenderà davvero sul serio".

In India, non si può lasciare la vendita interamente al team di vendita".

Secondo Linssen, la responsabilità di vendere un prodotto europeo e costoso non può essere lasciata interamente al team di vendita locale. "In India è molto importante instaurare un buon rapporto di fiducia con il capo supremo. Quando si vende un prodotto più costoso, si vuole essere certi che i clienti comprendano realmente il valore aggiunto del prodotto. Una buona conversazione da capo a capo può aiutare in questo senso. Inoltre, i rapporti all'interno delle aziende indiane sono piuttosto gerarchici, il che significa che il middle management non può effettuare un acquisto senza la conferma del CEO. Per ottenere un appuntamento con quell'amministratore delegato o direttore, il team di vendita locale è estremamente importante. Solo con la loro buona rete e la loro conoscenza del territorio è possibile ottenere questo risultato".

Secondo il direttore dell'ARS, questo vale anche per le gare d'appalto. "Per vincere una gara d'appalto, bisogna essere presenti prima dell'annuncio. Le aziende locali sono quindi sempre avvantaggiate, perché possono già fissare appuntamenti con le persone giuste e svolgere il lavoro di base prima dell'inizio della gara d'appalto. Dopo vent'anni di presenza in India, ARS è ora considerata anche un attore locale, una posizione che non si può comprare ma che bisogna acquisire. Bisogna investire tempo in India come azienda prima di poterne raccogliere i frutti". 

Problemi di pagamento in India

Un'altra sfida che Linssen deve affrontare in India è quella di essere pagato in tempo. "È importante che la conclusione dell'affare, compreso il pagamento, sia stabilita in dettaglio nel contratto. L'aiuto di avvocati locali non è un lusso qui". Secondo Linssen, questi problemi di pagamento non derivano dalla mancanza di volontà, ma sono una conseguenza della forte gerarchia presente nelle organizzazioni indiane. "L'India è ancora molto verticistica, quindi una decisione importante, come l'acquisto di una delle nostre soluzioni, viene presa dal CEO. Poi, quando il prodotto viene ricevuto, deve essere effettuato il pagamento. Ma a quel punto, le persone non sono sicure al 100% che funzionerà come sperato e quindi non osano pagare. Perché cosa succede se, tre mesi dopo, il capo non è affatto soddisfatto del prodotto? Poi chiederà chiarimenti al dipendente che ha effettuato il pagamento. Questo fa sì che spesso non ci si assuma alcuna responsabilità e voi, come azienda, dovreste prendere accordi rigorosi se non volete aspettare mesi per ottenere i vostri soldi. 

L'India ha una visione chiara del futuro, più chiara di quella dei Paesi Bassi.

Nonostante l'India debba affrontare grandi sfide in termini di clima e di effetti della pandemia, Linssen nutre grandi aspettative per lo sviluppo del Paese negli anni a venire. "L'India ha una visione molto chiara. Ha obiettivi più precisi per il futuro di quelli che abbiamo qui nei Paesi Bassi. La Smart City Mission ne è un buon esempio: spinge le città a trasformarsi in metropoli moderne in tutti i settori, dal clima alle infrastrutture, in un breve periodo di tempo. Questo naturalmente offre grandi opportunità alle aziende internazionali con soluzioni intelligenti. Se investite ora, potrete presto beneficiare del grande miglioramento che l'India sta vivendo".

Un ingresso di successo nel mercato indiano dipende da una solida strategia basata sulla conoscenza del mercato locale. Acquisire queste conoscenze richiede tempo, perché è necessario fare esperienza con la cultura imprenditoriale indiana. State pensando di muovere i primi passi nel mercato indiano e vi serve una guida per definire la vostra strategia? Organizzeremo workshop speciali per farvi capire cosa comporta l'ingresso nel mercato indiano e riceverete un prezioso feedback sui vostri piani dai nostri esperti indipendenti.

L'azienda olandese Sweepsmart vince il contratto del governo indiano con una soluzione intelligente per i rifiuti

Prima un pilota, poi un contratto con il Comune di Bangalore. Sweepsmart, che sviluppa sistemi di gestione dei rifiuti per le economie emergenti, ce l'ha fatta. Ma il governo indiano non è certo un cliente facile, avverte la fondatrice e direttrice Silvia de Vaan.

L'inizio del pilota Sweepsmart a Bangalore con Silvia de Vaan a sinistra e Niels van den Hoek al centro.

Nel 2014, Silvia de Vaan si trova in cima alla più grande discarica dell'India. La discarica di Pirana, ad Ahmedabad, ha una superficie di 84 ettari ed è nota anche come il Monte Everest dei rifiuti. Sul posto, De Vaan decide di trovare una soluzione a questo problema. Tornata nei Paesi Bassi, si mise al lavoro con il suo buon amico Niels van den Hoek, che all'epoca lavorava per Van Gansewinkel, la più grande società di gestione dei rifiuti del Nord Europa.

Testate la vostra idea prima di entrare nel mercato indiano

"La nostra idea era che le persone che cercavano oggetti vendibili o commestibili in una discarica potessero diventare parte di un sistema di gestione dei rifiuti più efficiente e guadagnassero un reddito raccogliendo i rifiuti dalle case delle persone e trattandoli e riciclandoli in centri speciali", spiega de Vaan. "Ma se quello che abbiamo ideato nei Paesi Bassi avrebbe funzionato davvero in India era discutibile. Abbiamo quindi deciso di organizzare una missione commerciale in India per testare la nostra idea rispetto alla situazione reale del Paese".

Durante il loro viaggio, De Vaan e Van den Hoek sono giunti alla conclusione che in India esiste già una base e che è meglio basarsi su di essa piuttosto che iniziare tutto da zero. "Quando parliamo di una base, intendo dire che le ONG stavano già creando un sistema e che c'erano già dei capannoni di smistamento, per esempio. Ma la raccolta differenziata era ancora manuale e le persone erano sedute a terra nella sporcizia", racconta De Vaan. "C'era quindi un ampio margine di miglioramento e questo è diventato il nostro nuovo obiettivo: portare la gestione dei rifiuti in India a un livello superiore. Senza questo viaggio esplorativo, forse non avremmo fatto il cambiamento e ci saremmo attenuti all'idea che avevamo messo su carta nei Paesi Bassi. Ma per avere successo in India, è necessario capire dove e come si può aggiungere valore a ciò che è già presente. Consiglierei quindi a ogni imprenditore di approfondire prima questo aspetto".

Da pilota a contratto governativo

De Vaan e Van den Hoek stanno iniziando con un progetto pilota. "Volevamo creare dei partenariati con le organizzazioni locali che abbiamo incontrato durante la nostra missione commerciale", spiega De Vaan. "Stavano già facendo un ottimo lavoro nel trovare soluzioni al problema dei rifiuti. Dovevamo dimostrare non solo di avere grandi storie da raccontare, ma anche di poter dare un contributo reale. Questo è emerso chiaramente nella fase preparatoria, durante le discussioni con IndiaConnected sulla nostra strategia di ingresso nel mercato. Ci siamo resi conto che ci stavamo concentrando troppo sul modo in cui saremmo venuti ad aiutare, invece di spiegare concretamente cosa eravamo venuti a fare lì. Non si vuole essere un salvatore occidentale, ma piuttosto lavorare insieme per sviluppare una soluzione che si adatti alle esigenze e ai desideri locali".

Sweepsmart ha avviato il suo primo progetto pilota a Bangalore. "C'erano già più di 140 centri di raccolta differenziata su piccola scala, gestiti da organizzazioni esperte, avevamo trovato buoni partner e inoltre la città era coinvolta in una causa giudiziaria con i cittadini per il problema dei rifiuti. Quindi, ai massimi livelli, si pensava già a un approccio e a un budget migliori, e ogni tipo di iniziativa per la gestione dei rifiuti differenziati era già in atto". Nei primi quattro mesi di permanenza a Bangalore, Sweepsmart, insieme ai partner locali, sta prendendo in mano due centri e modernizzando i processi con l'installazione del nastro trasportatore e del cruscotto delle prestazioni progettato appositamente per l'India. 

Il successo del progetto pilota non è passato inosservato a lungo. "In poco tempo, il comune ha bussato alla porta di uno dei nostri siti pilota e, prima che ce ne accorgessimo, è arrivata la richiesta di aggiornare altri dieci siti. Le nostre soluzioni non vengono sviluppate solo per, ma anche insieme al luogo in cui verranno utilizzate. Di conseguenza, si inserisce perfettamente nei desideri e nel modo di lavorare locale. Ma oltre al fatto che abbiamo offerto la soluzione giusta nel posto giusto, ci sono stati anche alcuni aspetti periferici che ci hanno permesso di aggiudicarci un importante contratto governativo così presto dopo il nostro lancio", spiega De Vaan. "In primo luogo, il nostro tempismo è stato buono a causa del processo in corso che ha messo il comune sotto pressione per migliorare la situazione dei rifiuti il prima possibile. Di conseguenza, era già stato stanziato un budget per l'ammodernamento dei centri. Ha contribuito anche il fatto che il governo olandese, attraverso il fondo olandese per la buona crescita, ha dato una spinta finanziaria con un finanziamento supplementare derivante dal pilota che è stato interamente finanziato da loro."

Le sfide di un contratto con il governo indiano

Dopo essersi aggiudicata il contratto, Sweepsmart si è trovata subito di fronte a nuove sfide. "Il governo indiano è davvero incredibilmente complesso", afferma de Vaan. "Siamo fortunati a lavorare con partner che hanno buoni legami con Bangalore, ma comunque negli ultimi anni ho passato giorni di attesa in municipio". Nonostante il comune avesse comunicato a Sweepsmart l'intenzione di avviare il progetto entro pochi mesi, alla fine ci sono voluti 2,5 anni perché l'azienda olandese iniziasse effettivamente a lavorare. 

 "Durante il processo, sono emerse sempre nuove difficoltà. È stata una sorpresa per noi, ma è abbastanza normale per lavorare con un governo indiano", dice il regista. "In particolare, l'assegnazione del contratto è stata difficile, perché di solito i governi devono indire una gara d'appalto per tutti i loro lavori e in questo caso volevano assegnare il contratto direttamente a noi. È emerso che non esisteva una soluzione rapida per questa particolare situazione, quindi abbiamo dovuto esplorare tutte le possibilità. In India, ciò significa andare letteralmente da una scrivania all'altra con tutti i documenti cartacei, e sono molti di più di quanto si pensi! Alla fine siamo riusciti a lavorare con una "esenzione 4B", in base alla quale SweepSmart è stato designato come "fornitore unico" e quindi senza gara d'appalto. Ma ci sono volute molta creatività e capacità di adattamento per trovare una soluzione che andasse bene per entrambe le parti".

Fornire una buona qualità a un prezzo indiano è una sfida per le aziende straniere

Quando de Vaan e van den Hoek poterono finalmente iniziare, si trovarono di nuovo di fronte alle impegnative differenze tra un contratto governativo olandese e uno indiano. "Ora che avevamo finalmente un contratto con Bangalore, è emerso che avevamo lasciato alcuni accordi troppo aperti alla nostra interpretazione", afferma de Vaan. "Avevamo concordato, ad esempio, che il Comune avrebbe assunto un appaltatore per i lavori di ristrutturazione, ma avevamo lasciato a loro la possibilità di decidere chi sarebbe stato o quali requisiti avrebbe dovuto soddisfare. È stato un errore. Abbiamo imparato che dobbiamo davvero mettere ogni virgola e punto, perché altrimenti si organizzano soluzioni sbagliate o le cose vanno per le lunghe". 

Secondo lei, questo vale anche per i pagamenti. "Prendete accordi molto rigidi al riguardo", consiglia l'autrice. "Non solo nel caso di un contratto governativo, ma anche con clienti commerciali. Spesso le persone vogliono pagare solo a posteriori o si affrettano a sottolineare che è possibile farlo in modo molto più economico presso un concorrente locale". De Vaan vede quindi nella pressione sui prezzi una delle maggiori sfide per le aziende straniere che iniziano a vendere in India. "Il cliente spesso preferisce accettare una qualità inferiore, piuttosto che dover investire troppo. È per questo che le trattative vanno affrontate in modo molto diverso", afferma l'amministratore delegato. "Ad esempio, prima di entrare in azione, consultiamo le proposte e i prezzi dei nostri concorrenti e li calcoliamo per intero. Spesso sulla carta sembra più conveniente perché molte cose sono state escluse dall'offerta, ma la differenza di prezzo è solo del cinque per cento. Possiamo quindi confrontarli durante le trattative e dimostrare che abbiamo davvero una soluzione migliore da offrire". 

Opportunità per soluzioni europee innovative in India

"L'India si sta sviluppando a un ritmo molto rapido e ha quindi bisogno delle conoscenze che abbiamo nei Paesi Bassi, ma è anche difficile venderle qui", afferma De Vaan. "In India non si ha successo con una soluzione che non sia adattata alle esigenze locali e gli indiani sono anche estremamente intelligenti e inventivi. Ai loro occhi, non siete nulla di speciale e dovete prima dimostrare di essere disposti a investire. L'ho notato molto bene, ad esempio, mentre aspettavo davanti all'ufficio di un funzionario pubblico a Bangalore. Girava la testa dietro l'angolo per vedere chi era il prossimo appuntamento e, non appena mi vedeva di nuovo, faceva un sorriso come a dire: "Eccola di nuovo, è ancora lì? Ma la nostra resistenza ha dimostrato che siamo davvero coinvolti e quindi siamo presi sul serio".

De Vaan consiglia inoltre alle aziende europee che non sono ancora attive in India di non concentrarsi sull'aggiudicazione di gare d'appalto. "Siamo stati un po' ingannati dal fatto di avere in mano un contratto con Bangalore in tempi così brevi, ma questa non è affatto una linea d'azione realistica. È molto più intelligente fare prima dei passi intermedi, concentrandosi sulle parti locali o commerciali. In questo modo, non solo si conoscono le esigenze del mercato, ma si creano anche contatti importanti che possono essere di supporto in un contratto governativo", spiega l'autrice. "E non bisogna nemmeno confondere le soluzioni innovative che si stanno già escogitando in India".