Perché l'esternalizzazione delle paghe è una svolta per le aziende europee in India

La gestione delle buste paga all'estero può essere impegnativa e richiedere molto tempo, poiché ogni Paese ha leggi e regolamenti unici in materia di previdenza sociale e tasse. Esternalizzando le questioni amministrative, non perdete tempo prezioso e potete concentrarvi sulla crescita della vostra attività in India. Questi sono i vantaggi dell'outsourcing delle paghe per le aziende europee in India.

Migliore conformità alle leggi locali sul lavoro e sulla fiscalità

Se avete personale all'estero, sapete meglio di chiunque altro quanto sia importante tenersi aggiornati sulle ultime normative in materia di retribuzioni, come ad esempio gli aumenti annuali di stipendio, la tredicesima giorni di ferie pagatiecc. Mantenersi aggiornati in questo settore può richiedere molto tempo, soprattutto in India. Inoltre, la mancata conformità alle nuove normative può avere implicazioni negative per la vostra attività nel Paese. 

Per garantire la conformità e ridurre i rischi, è quindi opportuno affidare le paghe a un esperto locale. In questo modo, le aziende europee possono essere sicure che tutti i processi siano conformi alle leggi e ai regolamenti a livello statale, federale, locale e di settore, senza dover investire molte risorse. 

Razionalizzazione della funzione HR attraverso l'outsourcing delle retribuzioni

L'esternalizzazione delle buste paga può ridurre il carico di lavoro del reparto Risorse Umane alleggerito, consentendo loro di concentrarsi realmente sulle questioni relative alle risorse umane. Togliendo al personale delle risorse umane i difficili compiti amministrativi, esso può concentrarsi, ad esempio, su questioni culturali impegnative che devono essere risolte. 

Il trasferimento delle buste paga a una terza parte garantisce che non dobbiate assumere e formare altro personale, risparmiando denaro e tempo che potrete investire nella vostra attività principale.

Mantenere la riservatezza e la trasparenza

Con le buste paga interne, c'è il rischio di perdere i dati personali sensibili dei dipendenti. Per questo motivo, è consigliabile prendere in considerazione l'outsourcing delle paghe. Questo approccio aiuta a mantenere la riservatezza, limitando l'accesso ai dati delle buste paga ai principali responsabili decisionali e al personale senior. 

Per garantire la conformità alla sicurezza dei dati, è essenziale lavorare con un amministratore di buste paga di fiducia che offra soluzioni sicure, tra cui la crittografia dei dati, l'archiviazione e la reportistica.

Siete alla ricerca di un partner amministrativo affidabile?

Dai nostri uffici europei nei Paesi Bassi, in Germania, Spagna e Svezia, e dai nostri uffici a Delhi, Bangalore, Pune e Chennai, IndiaConnected aiuta ogni anno decine di aziende europee a fare affari in India.

Per le aziende con una filiale in India, ci occupiamo dell'intera amministrazione: contabilità, libro paga, dichiarazioni fiscali, supporto legale e conformità necessarie. Svolgiamo anche la funzione di Segretario della Società e di Commercialista. Avete bisogno di registrazioni commerciali e fiscali, come GST, DIN, DSC o TAN? Noi li richiediamo per voi.

Fateci sapere quali sono le questioni amministrative per le quali avete bisogno di aiuto, e noi creeremo un pacchetto su misura per voi.

Le aziende europee dovrebbero sapere della registrazione BIS in India

Prima di iniziare a importare o produrre il vostro prodotto in India, è saggio controllare se avete bisogno di una registrazione BIS obbligatoria. Si tratta di un marchio rilasciato dal governo indiano per garantire la qualità di determinati prodotti. Ci sono opzioni di registrazione per circa 900 prodotti, ma per più di 300 prodotti La registrazione BIS è effettivamente obbligatoria. Per esempio, prodotti alimentari, prodotti elettrici per la casa prodotti chimici, cemento e acciaio. In questo articolo, spieghiamo cos'è una registrazione BIS e come si può ottenere.

Per cosa sta BIS?

Il "BIS" nella certificazione BIS sta per il Bureau of Indian Standards, che è l'organismo di certificazione nazionale dell'India. L'ufficio è stato istituito nel 1986 con lo scopo di: 

• offrire ai consumatori beni sicuri e di qualità affidabile

• ridurre al minimo i rischi per la salute del consumatore

• sicurezza umana, vegetale e animale

• sicurezza ambientale

• prevenzione delle pratiche commerciali ingannevoli

• la promozione di una cultura della qualità attraverso l'applicazione di buone pratiche di fabbricazione

• educare l'industria nei vari aspetti della standardizzazione e dei test

• promozione delle esportazioni e incoraggiamento della sostituzione delle importazioni

• monitoraggio della distribuzione delle specie vegetali

• ridurre al minimo i rifiuti

Il sistema di certificazione dei prodotti BIS è uno dei più grandi al mondo, con oltre 26500 titolari di licenza per più di 900 prodotti. La certificazione BIS permette ai licenziatari di usare il popolare marchio ISI sul loro prodotto, che in India è sinonimo di un prodotto di qualità. All'interno del sistema di certificazione di prodotto BIS, ci sono quattro modi diversi o "schemi" con cui i produttori possono richiedere la registrazione a seconda del loro prodotto.

I quattro diversi schemi di certificazione BIS

1. La procedura normale per i produttori nazionali 

Il richiedente deve presentare la domanda di certificazione BIS con i documenti richiesti e la tassa richiesta. Dopo aver presentato la domanda, un dipendente della BRI effettua una valutazione preliminare della fabbrica. Successivamente, i campioni sono testati in fabbrica e i campioni sono anche presi per test indipendenti in un laboratorio esterno. La certificazione BIS viene concessa se i campioni soddisfano gli standard. Con questo metodo, la certificazione BIS dovrebbe essere concessa entro 4 mesi dalla presentazione della domanda.

2. Procedura semplificata per i produttori nazionali 

Nella procedura semplificata, oltre alla documentazione richiesta per la registrazione BIS, il richiedente deve anche allegare un rapporto di prova di un campione da parte di un laboratorio riconosciuto dalla BIS. Se il rapporto di prova è soddisfacente, viene effettuata un'ispezione del sito della fabbrica da un dipendente della BIS. La certificazione BIS viene concessa se la verifica del funzionario BIS è sufficiente. Con questo metodo, ci si aspetta che la licenza venga concessa entro 30 giorni dalla presentazione della domanda di certificazione BIS con i documenti richiesti e il rapporto di prova.

3. Schema di valutazione ECO 

La licenza BIS per i prodotti ecocompatibili è concessa nell'ambito di uno schema separato dal normale processo di certificazione BIS. I prodotti ecologici devono soddisfare ulteriori requisiti per ottenere il marchio ECO. Tuttavia, la procedura di concessione della licenza è simile a quella del sistema per i produttori nazionali.

4. Schema di certificazione dei produttori stranieri (FMCS)

I produttori stranieri devono richiedere la registrazione BIS, se obbligatoria, attraverso il FMCS. È anche possibile ottenere la registrazione come produttore straniero se non è obbligatoria per il vostro prodotto. 

Richiedere una registrazione BIS attraverso il Foreign Manufacturers' Certification Scheme (FMCS)

Più di 300 prodotti, che vanno dai condizionatori d'aria ai fogli di alluminio, richiedono ai produttori stranieri di richiedere la certificazione BIS. Inoltre, una registrazione obbligatoria è richiesta per 49 prodotti elettronici e informatici che non sono sulla lista standard, perché la domanda per quella certificazione non passa attraverso la FMCS. Maggiori informazioni su questa specifica applicazione possono essere trovate qui.  

Per ottenere la registrazione del BIS, bisogna prima fare domanda al BIS e pagare la tassa di registrazione. Si prega di notare che è necessaria una domanda separata per ogni prodotto. La domanda alla BRI può essere fatta da due entità:

• Il vostro ufficio di collegamento o filiale indiano (purché abbia tutti i diritti della Reserve Bank of India per presentare una domanda) 

• Un agente legalmente nominato in India

Si raccomanda vivamente di scegliere la seconda opzione. Il processo inizia con un sacco di scartoffie in cui si deve dimostrare come viene garantita la qualità del prodotto. Deve essere spiegato su carta esattamente come funzionano i processi di produzione, dall'acquisto delle materie prime ai modi in cui viene testato il prodotto finale. Solo un esperto locale con esperienza specifica nel richiedere la certificazione BIS per aziende internazionali capirà come tutto deve essere documentato e presentato. Se affidate questo compito al vostro ente locale e loro iniziano senza esperienza, siete destinati a subire un ritardo di diversi mesi.

Una volta che il vostro rappresentante ha presentato tutto, la vostra domanda sarà esaminata dalla BIS. Se viene trovata completa, la sua domanda sarà ufficialmente registrata. Viene poi programmata una visita al vostro stabilimento di produzione con il vostro rappresentante indiano. I costi di questa visita sono a vostro carico e comprendono i giorni lavorativi, le spese di viaggio e alloggio e l'indennità giornaliera del dipendente della BIS. Durante la visita, l'ispettore controllerà i seguenti elementi:

• Se il vostro processo di produzione e le vostre strutture di test soddisfano gli standard indiani

• La competenza del vostro personale di prova permanente

• Se i campioni del vostro prodotto soddisfano i requisiti dello standard indiano.

L'ispettore BIS non si limita ad effettuare test in loco, ma prende anche dei campioni che dovete far testare da un laboratorio esterno approvato da BIS in India. I costi di questi test sono anche per voi.

Se la BIS considera sufficienti i risultati dell'ispezione e anche i campioni testati indipendentemente soddisfano lo standard indiano, riceverete la vostra registrazione BIS. Il vostro rappresentante deve poi firmare i termini dell'accordo BIS. Questo significa che siete disposti a rispettare lo Scheme of Testing and Inspection (STI) e che pagherete la tassa annuale di marcatura minima e la tassa di licenza. 

Tassa minima di marcatura e tassa di licenza 

Dovete pagare la tassa annuale di marcatura minima (l'importo dipende dal vostro prodotto) e la tassa di licenza (₹1000) una volta che la registrazione BIS è concessa. In seguito, potrete pagare la tassa di marcatura trimestralmente o annualmente. Una licenza BIS è normalmente concessa per la durata di un anno, ma sono disponibili opzioni di estensione fino a 5 anni per la maggior parte dei prodotti.

Il processo di rinnovo è molto più semplice della registrazione iniziale BIS, in quanto non richiede una visita alla vostra struttura. Quando fa domanda di rinnovo, deve presentare i seguenti documenti:

1. Modulo di rinnovo

2. Dettagli di produzione dei prodotti marcati ISI

3. Garanzia bancaria estesa (sei mesi oltre la validità della licenza)

4. Prova del pagamento delle tasse di marcatura

Certificato di non obiezione

A volte capita che il codice del vostro prodotto indichi alla dogana che è necessaria una registrazione BIS, ma non è questo il caso. Succede anche regolarmente che la dogana confonda prodotti che sono "simili" al tuo prodotto e che rientrano nella "certificazione obbligatoria". Il vostro prodotto viene quindi trattenuto dalle autorità, con conseguenti ritardi considerevoli, e potreste anche essere multati.  

Per evitare ciò, si può richiedere alla BIS uno speciale "No Objection Certificate" (NOC), che prova che il materiale non è soggetto a "certificazione obbligatoria". La BIS controlla caso per caso, utilizzando rapporti di prova, specifiche di prodotto, dichiarazioni e altre prove, se un NOC è applicabile. Tuttavia, la tassa per questo certificato è limitata. Ci vogliono circa due mesi per ottenere un NOC. Un NOC viene rilasciato per ogni importazione dello stesso prodotto e deve essere presentato insieme ai documenti di carico. 

Avvertimento! Nuovo requisito di registrazione BIS per i produttori e gli importatori europei di bulloneria in India

Nel luglio 2023, il Ministero del Commercio e dell'Industria indiano ha introdotto la registrazione obbligatoria BIS per tutte le aziende coinvolte nella produzione, distribuzione e importazione di bulloni, dadi e altri elementi di fissaggio in India. Se non ci si registra e si tenta di importare questi prodotti, le conseguenze possono essere di vasta portata. Ti spiegheremo come organizzare la registrazione il più rapidamente possibile. 

Ufficio delle norme indiane (BIS)

Il "BIS" nella certificazione BIS sta per il Bureau of Indian Standards. Questo è l'ente nazionale di certificazione dell'India. L'ufficio è stato istituito nel 1986 con l'obiettivo di istituire la standardizzazione delle norme di qualità per vari prodotti, come materiali da costruzione, prodotti alimentari, elettronica di consumo e materie prime. 

L'elenco dei prodotti che devono essere ispezionati dalla BRI è in continua espansione. Non appena un prodotto viene aggiunto all'elenco, il produttore ha bisogno di un certificato obbligatorio rilasciato dalla BRI. Le aziende nazionali ed estere hanno un periodo di sei mesi per richiedere il loro certificato. 

Si tratta di una scadenza molto stretta e quindi consigliamo alle aziende straniere di iniziare questa procedura il più presto possibile. Al fine di darvi una migliore comprensione di ciò che è coinvolto in una registrazione BIS come produttore straniero, abbiamo preparato una panoramica completa per voi qui.  

Leggi qui: Ecco cosa devono sapere le aziende europee sulla registrazione BIS

In che modo le società straniere devono registrarsi presso la BRI

Se questa modifica richiede che la tua azienda si registri presso la BIS, dovrai richiedere la certificazione tramite il Foreign Manufacturers' Certification Scheme (FMCS).

Per ottenere la registrazione BRI, è necessario prima registrarsi presso la BRI e pagare la tassa di iscrizione per la registrazione. Tenere presente che è necessaria un'applicazione separata per ogni prodotto. Tutti i passaggi da seguire per la registrazione sono disponibili qui:

Il processo di documentazione per una certificazione BIS può richiedere in media dai 9 ai 10 mesi e pone un pesante onere della prova su di voi come azienda per dimostrare che il vostro prodotto soddisfa tutti i requisiti locali. La registrazione presso la BRI può essere effettuata da due entità:

• Il vostro ufficio di collegamento o filiale indiano (purché abbia tutti i diritti della Reserve Bank of India per presentare una domanda) 

• Un agente legalmente nominato in India

Si consiglia vivamente di optare per la seconda opzione. Il processo inizia con molte scartoffie in cui devi dimostrare come la qualità del prodotto sia garantita. È inoltre necessario spiegare su carta esattamente come funzionano i processi produttivi, dall'acquisto delle materie prime alle modalità con cui viene testato il prodotto finale.

Solo un esperto locale con esperienza specifica nella richiesta di certificazione BIS per aziende internazionali capisce come tutto debba essere documentato e presentato. Se affidi questo incarico alla tua entità locale e inizia a lavorarci senza esperienza, sei destinato a incorrere in un ritardo di diversi mesi.

Un agente locale che si occupa di tutto per te

Navigare tra le complessità della certificazione BIS e delle procedure di importazione può essere impegnativo per le aziende straniere. Lascia che questo difficile compito ti venga tolto dalle mani e non ritarderai scegliendo un esperto locale esperto. In IndiaConnected, abbiamo sempre l'agente giusto per te, che ha esperienza nel tuo settore specifico ed è un esperto nel campo della conformità alle nuove normative e della gestione del processo di certificazione.